Prozessanalyse & Digitalisierung
Das Tool das keiner nutzen kann — und die Person die das weiss
Es gibt ein Muster das ich in Betrieben aller Grössen sehe. Ein Tool ist vorhanden, die Daten darin sind wichtig, die Lizenz wird bezahlt — aber wenn man ehrlich fragt, wer im Unternehmen das Ding wirklich bedienen kann, kommt meistens derselbe Name.
Einer. Manchmal zwei. Selten mehr.
Das Muster das ich immer wieder sehe
Das Tool wurde irgendwann eingeführt. Vielleicht gab es eine Schulung. Vielleicht nicht. Eine Person hat sich das System selbst beigebracht, weil sie musste — weil niemand sonst Lust hatte, weil es kompliziert war, weil die Einarbeitung Zeit kostete.
Über die Zeit ist diese Person zur einzigen Schnittstelle zwischen dem Betrieb und dem Tool geworden. Alle Anfragen laufen über sie. Alle Exporte, alle Auswertungen, alle Änderungen. Der Rest des Teams hat aufgehört zu versuchen, das System selbst zu nutzen — es ist einfacher, zu fragen.
- „Das macht bei uns immer der Thomas."
- „Wenn Maria nicht da ist, müssen wir warten."
- „Das System ist eigentlich zu kompliziert, wir nutzen nur einen kleinen Teil davon."
- „Die Lizenz läuft weiter, weil die Daten ja drin sind."
Die unausgesprochene Macht
Was dabei entsteht, wird selten ausgesprochen: eine Machtposition. Nicht böswillig erzeugt — aber real.
Die Person die als einzige das Tool bedienen kann, wird unersetzlich. Das klingt nach Sicherheit für sie — und das ist es auch. Wer unersetzlich ist, kann sich manches erlauben. Fristen sind flexibler. Kritik schwieriger. Und wenn es um Gehaltsverhandlungen geht, sitzt man am längeren Hebel.
- Krankheit, Urlaub oder Kündigung legen einen Prozess lahm
- Wissen ist nicht dokumentiert — es sitzt in einem Kopf
- Entscheidungen können nicht unabhängig überprüft werden
- Das Unternehmen zahlt Lizenzkosten für ein Tool das de facto nur eine Person nutzt
- Skalierung ist nicht möglich solange alles über eine Person läuft
Das ist keine Kritik an der Person. Oft ist es auch ihr nicht recht — sie ist der einzige Ansprechpartner für alles, kann nicht richtig Urlaub machen, wird angerufen wenn sie krank ist. Es ist unbefriedigend für beide Seiten.
Was das für das Unternehmen bedeutet
Die eigentliche Frage ist nicht "Was passiert wenn der Thomas morgen krank ist?" — die Antwort kennt jeder. Die eigentliche Frage ist: Wie lange toleriert man es noch?
In kleinen Betrieben wird es oft jahrelang toleriert, weil der Schmerz noch nicht gross genug war. Aber irgendwann kommt der Moment: Eine Kündigung, ein Burnout, eine Krankheit die länger dauert. Und dann steht man vor einem System das man selbst nicht versteht, mit Daten die man braucht, und niemand der helfen kann.
Ich habe Betriebe erlebt, die in solchen Situationen monatelang mit Excel-Workarounds gearbeitet haben. Andere haben externe Berater engagiert, die das System von Grund auf erklären mussten — teuer, langsam, frustrierend.
Wie man es löst — ohne alles wegzuwerfen
Die gute Nachricht: Meistens muss man das Tool nicht ersetzen. Die Daten sind da, die Lizenz läuft — man muss nur sicherstellen, dass mehr als eine Person damit arbeiten kann.
In der Praxis bedeutet das oft weniger als man denkt:
1. Verstehen was wirklich gebraucht wird
Die meisten Tools werden zu 20% genutzt. Nicht weil das Team faul ist, sondern weil 80% der Funktionen für den konkreten Use Case irrelevant sind. Der erste Schritt ist herauszufinden: Was sind die drei, vier Dinge die täglich gebraucht werden? Alles andere kann erstmal ignoriert werden.
2. Das Interface vereinfachen oder drumherum bauen
Manchmal reicht ein einfaches Dashboard das die wichtigsten Funktionen zugänglich macht — ohne dass jemand das komplette System verstehen muss. Eine Web App, ein internes Tool, ein vereinfachtes Interface das nur die relevanten Schritte zeigt. Der Rest bleibt im Hintergrund, die Daten bleiben wo sie sind.
3. KI-gestützte Schritte einbauen wo sie helfen
Manche Prozesse lassen sich mit modernen KI-Modellen deutlich vereinfachen. Dokumente auslesen, Daten klassifizieren, Anomalien erkennen — das sind Aufgaben bei denen KI heute zuverlässig helfen kann. Nicht als Ersatz für Menschen, sondern als Unterstützung die Routine-Arbeit abnimmt.
4. Alarme und Qualitätssicherung einbauen
Einer der grössten Vorteile wenn man Prozesse neu aufbaut: Man kann Sicherheitsnetze einziehen. Individuelle Alarme wenn etwas ausserhalb der Norm liegt. Automatische Checks. Benachrichtigungen. Fehler werden sichtbar bevor sie gross werden — nicht erst wenn es zu spät ist.
Ein System das jeder im Team bedienen kann. Nicht nur der Thomas. Die Daten bleiben, die Lizenz bleibt wenn nötig — aber die Abhängigkeit von einer einzelnen Person verschwindet. Das Unternehmen gewinnt Resilienz. Die Person gewinnt Entlastung.
Checkliste: Ist mein Betrieb betroffen?
- ☐ Gibt es ein Tool oder System bei dem weniger als 3 Personen wirklich wissen wie es funktioniert?
- ☐ Wenn diese Person krank ist — stockt dann ein Prozess?
- ☐ Wird die Lizenz hauptsächlich wegen der gespeicherten Daten bezahlt, nicht wegen des aktiven Nutzens?
- ☐ Gibt es Prozessschritte die niemand dokumentiert hat, weil "das immer XY macht"?
- ☐ Könnten Sie einem neuen Mitarbeiter erklären wie der Prozess funktioniert — ohne diese Person einzubeziehen?
- ☐ Gibt es keine Alarme oder Benachrichtigungen wenn etwas schiefläuft?
Wenn mehr als zwei dieser Punkte zutreffen: Es lohnt sich, das anzuschauen. Nicht weil es brennt — sondern bevor es brennt.
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